کاربرد گزارش نویسی

تمام افراد در سطوح مختلف، گرفته از مدیران ارشد سازمانی تا کارمندان و … نیاز به داشتن مهارت گزارش نویسی دارند. برخلافی چیزی که در ابتدا تصور می شود، گزارش نویسی امری آن قدرها ساده نیست و در صورتی که اصول و استانداردهای آن را به خوبی نشناسید، اتفاقا چالش بزرگی برای شما به همراه خواهد داشت.

گزارش نویسی چیست؟

گزارش نویسی به مستندسازی هوشمندانه و توأم با اطلاعات مکتوب دقیق و حساب شده گفته می شود که در جایگاه حافظه ای از وقایع، آمار، نتایج و … ظاهر خواهد شد. گزارش نویسی در واقع یک سند دارای اطلاعات حول محور یک موضوع خاص است که جهت ارائه به اشخاص، سازمان ها، نهادها و … مورد استفاده قرار می گیرد.

آشنایی با انواع گزارش نویسی

گزارش نویسی ممکن است به صورت رسمی و اداری یا شخصی و غیررسمی باشد. هر یک از این روش ها دارای روح و ماهیت یکسان بوده، تنها قالب بندی یا لحن گزارش در آن ها می توان متفاوت باشد.

گزارش نویسی اداری

در گزارش نویسی اداری، ملزم به رعایت لحن رسمی و حفظ ادبیات اداری هستیم. همین طور چهارچوب بندی آن باید منطبق با روح مکاتبات اداری باشد.

گزارش نویسی شخصی و غیررسمی

در گزارش نویسی شخصی، بیش از آن که حفظ لحن اهمیت داشته باشد، سعی در وارد کردن اطلاعات لازم و مستندسازی آن ها داریم. در این سبک از گزارش نویسی امکان دور شدن از لحن رسمی وجود داشته و تنها حفظ اطلاعات و نتایج از یک محور موضوعی خاص، اهمیت پررنگ تری خواهد داشت.

اصول گزارش نویسی

اصول گزارش نویسی را می توان در موارد زیر خلاصه کرد:

• دقت: دقت در گزارش نویسی نخستین اصلی است که حتما باید رعایت شود. زمانی که یک گزارش به مدیران، سازمان ها و … ارائه می شود، نباید به هیچ وجه در صحت اطلاعات، آمار و ارقام داخل آن ها شک و تردیدی وجود داشته یا بعدا مشخص گردد که اطلاعات ناقص یا بی بنیاد و اساس ارائه شده اند. از این روی باید در گزارش نویسی حتما شرط صداقت و امانت اطلاعات رعایت شده و تمامی داده ها پیش از وارد کردن در گزارش راستی و صحت آزمایی شده باشند.
• ظاهر: ظاهر و شکیل بودن گزارش نیز حائز اهمیت است. اگر چه در نهایت متن گزارش و محتوایی که ارائه می دهد کاربردی بوده و به کار خواهد آمد، اما لازم است که حتما در ظاهر آن نیز دقت نظر به خرج داده شود.
• اطلاعات: در یک گزارش نویسی به دنبال چه چیزی هستیم؟ قطعا گزارش باید دارای بار اطلاعاتی بوده و در صورتی که متن آن خالی از دیتای لازم باشد، ارزشی نخواهد داشت.
• ساختار: ساختاربندی برای گزارش های به ویژه رسمی و اداری، بسیار حائز اهمیت است و همان طور که در نوشتن و آماده سازی رزومه ها نیازمند الگویی خاص و منظم هستیم، در آماده سازی یک گزارش نیز باید چهارچوب منظم و ساختاریافته ای داشته باشیم.
• کاربرد: بدیهی است که یک گزارش برای کنار ماندن در یک پوشه فیزیکی یا الکترونیکی نوشته نشده و نیاز به کاربرد آن داریم. از این روی متن گزارش باید کاملا کاربردی بوده و بتوان از میان سطور آن، بهترین برداشت های بهبود، انتقاد، اصلاحات و … را به دست آورد.
• نتیجه گیری: قطعا در هر گزارش نیاز به یک نتیجه گیری یا بهتر بگوییم جمع بندی کلی خواهیم داشت و بدون وجود جمع بندی، بدنه گزارش، ارزش خود را از دست می دهد.

مراحل گزارش نویسی

مراحل گزارش نویسی به شرح زیر است:

• مقدمه: در مقدمه ی یک گزارش، به توضیح کلی آن چیزی که قرار است در مراحل بعدی عنوان گردد، پرداخته و پس از آن به توضیح کلی و ارائه مستندات خواهیم پرداخت.
• بدنه: تمام گزارشات، ارائه نواقص، توضیحات و … در بدنه گزارش آمده و هر توضیح کاملی که قرار است در هر موضوعی داده شود را در این بخش، دنبال خواهیم کرد.
• جمع بندی: هر گزارشی قطعا به یک جمع بندی نیاز دارد که در پی آن، کلیه موارد مطرح شده در بدنه متن، به شکلی به نقطه نتیجه گیری و خلاصه نویسی برسند.
• ضمیمه: در صورتی که نیاز باشد، شما می توانید منابع مستندات و اطلاعات را در بخش ضمیمه وارد کنید تا مشخص شود که اطلاعات ارائه شده در بدنه گزارش از چه منابعی دریافت شده اند.

گزارش دهی چیست و معرفی انواع روش های گزارش دهی

گزارش دهی در واقع ارائه یک محتوا مبتنی بر آنالیز یک محور موضوع، کشف نقاط ضعف و قوت، ارائه ایده ها و … می باشد که ممکن است به روش های قیاسی، استقرایی، ترتیب اهمیت، تقدم زمانی، قدم به قدم، مساله و راه حل، معیار و اقدام، علت و معلوم، تحلیلی و … به انجام برسد.

• مدل قیاسی: در این مدل با ارائه نتایج، به دلایل منتسب به آن ها پرداخته خواهد شد.
• مدل استقرایی: در این مدل با ارائه مشکلات گزارش آغاز شده و پس از آن به دنبال راه حل ها رفته می شود.
• مدل ترتیب اهمیت: در این الگو، اطلاعات بر اساس میزان اهمیت خود رده بندی می شوند.
• مدل تقدم زمانی: در این الگو اطلاعات بر مبنای زمان رخ دادن، رده بندی شده و به همان شکل در گزارش می آیند.
• مدل قدم به قدم: در الگوی قدم به قدم، یک فرایند در گزارش، به صورت مرحله به مرحله توضیح داده خواهد شد.
• مدل مسئله و راه حل: در این مدل همان طور که از نام آن می توان حدس زد، مسائلی مطرح شده، سپس راه حل مربوط به آن ها ارائه می شود.
• مدل معیار و اقدام: در این مدل چند متغیر گوناگون با یک معیار واحد سنجیده شده و پس از آن مزایا و معایب هر یک عنوان می شود.
• مدل علت و معلول: در این الگو چند مسیر مختلف مورد ارزیابی قرار می گیرند.
• مدل تحلیلی: در این مدل، حول یک محور خاص، موضوعات مختلف مورد تحلیل و تجزیه قرار می گیرند.

جمع بندی

همان طور که در بالا مشاهده کردید گزارش نویسی و اصول آن، تابع یک سری استانداردها بوده که بدون رعایت آن ها، نمی توان نتیجه کار ارزنده ای ارائه کرد. از این روی لازم است که با مشاهده نمونه های استاندارد گزارش نویسی، تبحر و دانش کافی نسبت به این موضوع پیدا کرده و سپس شروع به انجام اطلاعات و ارائه یک گزارش مبسوط نمایید.